Berhubung entri blog baru satu,
kasian juga blog saya…. , apalagi
blog tetangga sudah banyak entrinya, habis bingung mau membahas apa?..!!.
Dengan modal pengetahuan yang masih dangkal, mari kita sama2 belajar untuk
memahami beberapa perintah2 dasar yang ada pada Microsoft Word dan Excel,
berhubung penulis juga paham2 sedikitlah untuk aplikasi ini…he..he…
Penulis
pada kesempatan ini akan membahas masalah Mail Merge (Surat Massal), dan saya
juga saling suka sekali menggunakan fasilitas ini. Okelah kalau gittu tidak
memperpanjang kata2 mari kita bahas sedikit, sebelumnya saya kasih contoh
dimana aja yang bisa digunakan fasilitas Mail Merge ini. Dikarenakan saya
Operator Sekolah maka saya akan memberikan contoh berhubungan dengan pekerjaan
saya
NISN | INDUK | NAMA SISWA | TEMPAT LAHIR | TGL. LAHIR |
9964046319 | 11264 | HERRY PERMANA AMKA | LABUHAN RUKU | 05 Oktober 1996 |
9973140412 | 11443 | ARSYAD | KAMPUNG PANJANG | 10 Juli 1997 |
9988319296 | 11498 | ADAM AL IKMAL HARAHAP | KISARAN | 24 Agustus 1997 |
9998734182 | 11500 | AMIR SABRIN | KAMPUNG NIPAH | 27 Mei 1998 |
9988317661 | 11501 | ARDIANSYAH | PEMATANG SIANTAR | 09 April 1998 |
9978476188 | 11502 | ARIF RAHMAN | LABUHAN RUKU | 23 Desember 1997 |
9972903266 | 11503 | ALI AKBAR IRAWAN | LABUHAN RUKU | 22 April 1998 |
9988319183 | 11504 | AYU ANISA | P. GENTING | 28 Juli 1998 |
9988319280 | 11505 | AYU SYAFITRI | KISARAN | 31-Jan-98 |
9978495810 | 11506 | BUDI HARY UTOMO | SEI MUKA | 24 Nopember 1997 |
9993444705 | 11507 | CICI NURHENIZA | SIMP. DOLOK | 16 Maret 1999 |
Bermula dengan data diatas saya
bisa memanfaatkannya untuk membuat beberapa format dengan cepat dan tidak
bekerja terlalu membosankan, contoh : membuat SKHU sementara, kartu ujian,
undangan orang tua (amplop), Pengumuman Lulus-Tidak Lulus, dll. Untuk siswanya
yang hanya bisa dihitung jari mungkin fasilitas ini kurang bermanfaat tapi
kalau siswanya udah mencapai ratusan contoh pada sekolah saya mencapai 250
siswa yang mau dibuat formatnya. Kalau disekolah lain mungkin malah lebih. Nah
untuk itu mari kita bermasa membahas sedikit tentang fasilitas Mail Merge ini. Dengan
contoh yang sederhana saya akan contohkan dengan membuat pengumuman kelulusan
sbb :
Contoh surat diatas kalau di buat
dengan cara biasa berarti sebanyak 250 lembar yang harus di buat, padahal semua
isi surat sama semua terkecuali : nama siswa ada 2 x dan nomor ujian. Okelah
kalau begittu, kita akan coba membuat langkah2nya sbb:
- Siapkan
terlebih dahulu bentuk surat yang seperti gambar 2, dan kosongkan pada : nama
siswa, dan nomor ujian. Setelah selesai simpan dengan nama yang sesuai (contoh
: Surat Kelulusan) dan tutup aplikasi.
- Siapkan
data pendukungnya dengan memanfaatkan data yang ada contoh pada tabel nomor 1,
dengan memakai aplikasi excel hasil seperti berikut :
NAMA | NO_UJIAN |
HERRY PERMANA AMKA | 1-09-07-26-192-011-6 |
ARSYAD | 1-09-07-26-194-012-5 |
ADAM AL IKMAL HARAHAP | 1-10-07-27-193-021-4 |
AMIR SABRIN | 1-10-07-27-193-025-8 |
ARDIANSYAH | 1-10-07-27-210-004-5 |
ARIF RAHMAN | 1-10-07-27-192-017-8 |
ALI AKBAR IRAWAN | 1-10-07-27-194-026-7 |
AYU ANISA | 1-10-07-27-195-009-8 |
AYU SYAFITRI | 1-10-07-27-193-040-9 |
BUDI HARY UTOMO | 1-10-07-27-202-018-7 |
CICI NURHENIZA | 1-10-07-27-095-020-5 |
- Dikarenakan ada dua data yang akan
ditukar2 yaitu nama dan no.ujian, perhatikan pada penulisan judul pada
NO_UJIAN, memang diwajibkan tidak boleh ada spasi pada judul maka diberilah
underscore (garis dibawah). Setelah selesai maka simpan sesuai isi dokumen (contoh
: Tabel Surat Kelulusan) dan tutup aplikasi.
- Buka kembali Surat Kelulusan yang
ada di M. Word tadi. Dan kita mulai memproses fasilitas Mail Mergenya.
- Klik Menu Mailing à Start Mail Merge à Step by Step Mail Merge
Wizard, maka akan muncul fasilitas Mail Merge di sebelah kanan aplikasi M.
Word.
- Pada
step 1 of 6 tepatnya bagian bawah, klik Nex : Starting document. Dibagian Step
2 of 6 klik Next : Select recipients. Pada bagian Step 3 of 6 klik Browse…
- Cari
file yang telah dibuat diexcel tadi yang diberi nama Tabel Surat Kelulusan
- Klik
open dan muncul sbb :
- Klik
OK, jika open berhasil muncul sbb :
Klik OK, pada bagian Step 3 of 6
klik Next : Write your letter
Proses yang berikutnya ini
menggabungkan kedua file tersebut.
Letakkan
kursor di posisi nama yang dikosongkan diatas, klik More Items…
Klik Nama à kemudian klik Insert à klik Cancel
- Kemudian begitu juga untuk No.
Ujian sama dengan point 12-14.
- Setelah selesai pada point Step 4 of 6 klik Next
: Preview your letters pada tahap ini sudah bisa melihat hasilnya, untuk
berpindah ke lembar2 berikutnya klik fasilita mergenya.
- selanjutnya pada Step 5 of 6, hingga
Step 6 of 6 pada bagian ini sudah bisa untuk print outnya.
Demikianlah
step by step proses pemakaian Mail Merge. Semoga bermanfaat…