MAIL MERGE

Berhubung entri blog baru satu, kasian juga blog saya…. , apalagi blog tetangga sudah banyak entrinya, habis bingung mau membahas apa?..!!. Dengan modal pengetahuan yang masih dangkal, mari kita sama2 belajar untuk memahami beberapa perintah2 dasar yang ada pada Microsoft Word dan Excel, berhubung penulis juga paham2 sedikitlah untuk aplikasi ini…he..he…

Penulis pada kesempatan ini akan membahas masalah Mail Merge (Surat Massal), dan saya juga saling suka sekali menggunakan fasilitas ini. Okelah kalau gittu tidak memperpanjang kata2 mari kita bahas sedikit, sebelumnya saya kasih contoh dimana aja yang bisa digunakan fasilitas Mail Merge ini. Dikarenakan saya Operator Sekolah maka saya akan memberikan contoh berhubungan dengan pekerjaan saya
 

NISN	INDUK	NAMA SISWA	TEMPAT LAHIR	TGL. LAHIR
9964046319	11264	HERRY PERMANA AMKA	LABUHAN RUKU	05 Oktober 1996
9973140412	11443	ARSYAD	KAMPUNG PANJANG	10 Juli 1997
9988319296	11498	ADAM AL IKMAL HARAHAP	KISARAN	24 Agustus 1997
9998734182	11500	AMIR SABRIN	KAMPUNG NIPAH	27 Mei 1998
9988317661	11501	ARDIANSYAH	PEMATANG SIANTAR	09 April 1998
9978476188	11502	ARIF RAHMAN	LABUHAN RUKU	23 Desember 1997
9972903266	11503	ALI AKBAR IRAWAN	LABUHAN RUKU	22 April 1998
9988319183	11504	AYU ANISA	P. GENTING	28 Juli 1998
9988319280	11505	AYU SYAFITRI	KISARAN	31-Jan-98
9978495810	11506	BUDI HARY UTOMO	SEI MUKA	24 Nopember 1997
9993444705	11507	CICI NURHENIZA	SIMP. DOLOK	16 Maret 1999

Bermula dengan data diatas saya bisa memanfaatkannya untuk membuat beberapa format dengan cepat dan tidak bekerja terlalu membosankan, contoh : membuat SKHU sementara, kartu ujian, undangan orang tua (amplop), Pengumuman Lulus-Tidak Lulus, dll. Untuk siswanya yang hanya bisa dihitung jari mungkin fasilitas ini kurang bermanfaat tapi kalau siswanya udah mencapai ratusan contoh pada sekolah saya mencapai 250 siswa yang mau dibuat formatnya. Kalau disekolah lain mungkin malah lebih. Nah untuk itu mari kita bermasa membahas sedikit tentang fasilitas Mail Merge ini. Dengan contoh yang sederhana saya akan contohkan dengan membuat pengumuman kelulusan sbb :

Contoh surat diatas kalau di buat dengan cara biasa berarti sebanyak 250 lembar yang harus di buat, padahal semua isi surat sama semua terkecuali : nama siswa ada 2 x dan nomor ujian. Okelah kalau begittu, kita akan coba membuat langkah2nya sbb:

• Siapkan terlebih dahulu bentuk surat yang seperti gambar 2, dan kosongkan pada : nama siswa, dan nomor ujian. Setelah selesai simpan dengan nama yang sesuai (contoh : Surat Kelulusan) dan tutup aplikasi.
• Siapkan data pendukungnya dengan memanfaatkan data yang ada contoh pada tabel nomor 1, dengan memakai aplikasi excel hasil seperti berikut :

NAMA	NO_UJIAN
HERRY PERMANA AMKA	1-09-07-26-192-011-6
ARSYAD	1-09-07-26-194-012-5
ADAM AL IKMAL HARAHAP	1-10-07-27-193-021-4
AMIR SABRIN	1-10-07-27-193-025-8
ARDIANSYAH	1-10-07-27-210-004-5
ARIF RAHMAN	1-10-07-27-192-017-8
ALI AKBAR IRAWAN	1-10-07-27-194-026-7
AYU ANISA	1-10-07-27-195-009-8
AYU SYAFITRI	1-10-07-27-193-040-9
BUDI HARY UTOMO	1-10-07-27-202-018-7
CICI NURHENIZA	1-10-07-27-095-020-5

• Dikarenakan ada dua data yang akan ditukar2 yaitu nama dan no.ujian, perhatikan pada penulisan judul pada NO_UJIAN, memang diwajibkan tidak boleh ada spasi pada judul maka diberilah underscore (garis dibawah). Setelah selesai maka simpan sesuai isi dokumen (contoh : Tabel Surat Kelulusan) dan tutup aplikasi.
• Buka kembali Surat Kelulusan yang ada di M. Word tadi. Dan kita mulai memproses fasilitas Mail Mergenya.
• Klik Menu Mailing à Start Mail Merge à Step by Step Mail Merge Wizard, maka akan muncul fasilitas Mail Merge di sebelah kanan aplikasi M. Word.
• Pada step 1 of 6 tepatnya bagian bawah, klik Nex : Starting document. Dibagian Step 2 of 6 klik Next : Select recipients. Pada bagian Step 3 of 6 klik Browse…

• Cari file yang telah dibuat diexcel tadi yang diberi nama Tabel Surat Kelulusan
•  Klik open dan muncul sbb :  
• Klik OK, jika open berhasil muncul sbb :

 

 

• Klik OK, pada bagian Step 3 of 6 klik Next : Write your letter
  Proses yang berikutnya ini menggabungkan kedua file tersebut.  
  Letakkan kursor di posisi nama yang dikosongkan diatas, klik More Items…

 

• Maka akan muncul sbb :

Klik Nama à kemudian klik Insert à klik Cancel

• Kemudian begitu juga untuk No. Ujian sama dengan point 12-14.
• Setelah selesai pada point Step 4 of 6 klik Next : Preview your letters pada tahap ini sudah bisa melihat hasilnya, untuk berpindah ke lembar2 berikutnya klik fasilita mergenya.

• selanjutnya pada Step 5 of 6, hingga Step 6 of 6 pada bagian ini sudah bisa untuk print outnya.

Demikianlah step by step proses pemakaian Mail Merge. Semoga bermanfaat…